Переход на ЭДО и отказ от документооборота на бумаге - современная, популярная тенденция. Мотивом для перехода может служить любая причина: боли, связанные с наличием удаленных сотрудников (дорогостоящая курьерская доставка, проблема с подписанием и возвратом документов, трата рабочего времени для приезда в офис на подписание и пр.); отправка документов почтой (потеря, затянутое подписание, отсутствие контроля); большой архив документов (нецелевое использование помещения, сложный поиск и т.д.), престиж быть впереди, среди продвинутых, среди лидеров отрасли и многое другое.
Выгоды КЭДО
Для руководителя:
- экономия бюджета на кадровый процесс, сокращение затрат в 2 раза;
- быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников;
- снижение вероятности штрафов и репутационных рисков.
Для HR-директора:
- легко доказать в суде факт передачи документа сотруднику и точное время;
- отправка документов одному сотруднику или списку сотрудников;
- можно выгрузить протокол передачи и хранить его 50 лет и более;
- интеграция с различными учетными системами;
- быстрая передача документов в бухгалтерию для расчетов.
Для IT-директора:
- значимость проекта, престиж - возможность внедрения инновационного проекта;
- автоматизация кадрового учета;
- не нужны свои сервера для хранения документов;
- безопасность.
Для сотрудников:
- можно подписывать документы с телефона или компьютера;
- можно отправлять и получать документы в любое удобное время без посещения отдела кадров;
- легко найти любой документ, инструкцию в своем телефоне.
Есть вопросы? Звоните +7 (903) 077-04-99
Пошаговое руководство для перехода на кадровый ЭДО
1. Определите документы, которые хотите перевести в электронный вид.
2. Пропишите бизнес-процессы: какие этапы согласования проходит каждый документ.
3. Подумайте, как будете хранить документы.
4. Оформите локальные нормативные акты (ЛНА).
Это первое, что должна принять компания, которая решила переходить на КЭДО. Вот что в нем обязательно нужно прописать.
Информационная система. Укажите, через какую информационную систему вы будете обмениваться документами с сотрудниками. Если это коммерческое ПО, пропишите, как сотрудники смогут получить к нему доступ.
Перечень электронных документов. В электронном виде нельзя передавать только 3 документа (приказ на увольнение, акт о несчастном случае на производстве, журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда). Все остальные можно, но вы не обязаны сразу же переводить в электронный вид их все. Можно начать с нескольких самых ходовых документов и распространить КЭДО не на всех работников, а только на отдельные категории.
Сроки. Пропишите, в какие сроки вы уведомите сотрудников, что компания переходит на КЭДО, и с какой даты вводите КЭДО. Дата старта КЭДО не должна быть раньше, чем срок уведомления.
5. Оформите Порядок КЭДО.
Этот документ тоже утверждает работодатель. Вот что нужно в нем предусмотреть.
Сроки. Пропишите, в течение скольких дней сотрудник должен подписывать электронные документы или знакомиться с теми документами, где нужно ознакомление под роспись. Учитывайте рабочий график сотрудника и периодичность работы с документами. Например, если вы отправили документ всем работникам одномоментно, а часть сотрудников работает «два через два», нельзя требовать, чтобы все подписали документ в течение двух рабочих дней.
Инструктаж. Сотрудникам может понадобиться инструктаж, чтобы разобраться, как получать и подписывать электронные документы. Особенно это важно для тех, кто не работает каждый день за компьютером и не сможет разобраться самостоятельно. Пропишите, кто будет проводить инструктаж, в какие даты, как будут обучать новых сотрудников.
Исключительные случаи. Может случиться, что вам потребуется оформить на бумаге кадровый документ, который вы уже перевели в электронный вид. Пропишите, в каких ситуациях это допускается.
Взаимодействие с профсоюзом. КЭДО напрямую затрагивает интересы сотрудников. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится представительный орган работников, выборный орган профсоюза или комиссия по трудовым спорам. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.
6. Уведомите сотрудников о переходе на КЭДО.
Это уже не документ, а процедура. В локальном нормативном акте вы прописали, в какие сроки уведомите работников о том, что компания переходит на КЭДО. Каждый сотрудник должен согласиться на это.
Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге.
Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент.
А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.
За подробной информацией вы можете обратиться к нашему менеджеру по телефону +7 (903) 077-04-99, доб. 716. Также вы можете перейти в наш Telegram-канал, где вы найдете самую актуальную и понятную информацию по КЭДО!
