#кэдо

Еще одна история внедрения кадрового электронного документооборота в компании

29.03.2024

Как и обещали на прошлой неделе, сегодня поделимся опытом внедрения кадрового электронного документооборота в компании с 60 сотрудниками.

ИНТЕКСО

Компания "ИНТЕКСО" выполняет работы по обеспечению пожарной безопасности. Ее специалисты монтируют и обслуживают системы пожарной безопасности в 14 дочерних обществах ПАО "Газпром" по всей России. Это 484 объекта от Краснодара до Сургута. Оформление документов на бумаге и доставка почтой замедляли взаимодействие с заказчиками. Поэтому в 2021 году в "ИНТЕКСО" стали использовать ЭДО с контрагентами.

В "ИНТЕКСО" внимательно изучают какие сервисы помогают развивать бизнес, и стремятся внедрять технологичные решения. Следующий процесс, который планировали перевести в цифру - внутренний и кадровый документооборот. Запуск проекта ускорила ситуация с ростом цен на бумагу весной 2022 года. Стоимость ее закупки на нужды офиса оказалась соизмеримой с подключением к сервису КЭДО. В "ИНТЕКСО" оперативно отреагировали. И уже в конце марта 2022 подписали в сервисе КЭДО первый электронный документ - приказ о переходе на электронный документооборот.

Этапы перехода на КЭДО:

1. Заключение договора с оператором.
2. Тестовый обмен документами между руководителем проекта по внедрению КЭДО и еще одним сотрудником.
3. Регистрация пользователей в системе.
4. Самостоятельное ознакомление сотрудников с интерфейсом и функциональностью сервиса.
5. Презентация от специалистов, сессия ответов на вопросы.

Сложности перехода и их решение

Как пояснили в "ИНТЕКСО", система простая в использовании, сотрудники легко научились работе в ней. Самым сложным оказалось корректно настраивать иерархию в маршруте согласования документа. Популярные вопросы по этой теме собрали в инструкции. Кроме того, сотрудники помогают своим коллегам, когда возникают трудности.

Как устроен КЭДО в компании

Численность работников "ИНТЕКСО" - порядка 60 человек. В сервисе КЭДО зарегистрирована половина: руководители, инженерный состав, ключевые сотрудники филиала в Санкт-Петербурге. Рабочий персонал участвует в электронном документообороте при помощи офис-менеджера.

В электронный вид в компании переведены кадровые и другие документы: заявления, протоколы, служебные и объяснительные записки, договоры, претензии, письма. Согласование исходящих перед отправкой контрагентам происходит в системе внутреннего ЭДО. Для более быстрого прохождения цепочки документооборота настроены маршруты согласования.

Плюсы внедрения кадрового и внутреннего ЭДО:

Снижение расхода бумаги
Мобильность и экономия времени
Ускорение согласования и подписания
Сохранение истории документооборота

Результаты

За три месяца через сервис для КЭДО передано более 2000 документов. При среднем размере документа в 3 листа только на бумаге для распечатки компания "ИНТЕКСО" сэкономила порядка 5000 рублей. По итогам первого года использования КЭДО экономия на бумаге составит 20 000 рублей. Помимо этого, сократились издержки на доставку, обслуживание и заправку принтеров.

Напомним, что каждая компания самостоятельно принимает решение о переходе на кадровый электронный документооборот в зависимости от их потребностей и целей. В данном примере компания приняла решение для того, чтобы идти в ногу со временем, сократить расходы на бумагу, сделать процесс кадрового документооборота более эффективным и менее трудозатратным.

А мы со своей стороны сопровождаем клиентов на всех этапах оптимизации их процессов, подсказываем и направляем.

Подробнее можно узнать по телефону +7 (923) 280-64-19, доб. 718. Звоните!
А также подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы узнавать всю актуальную информацию по КЭДО первыми!