#кэдо

Передача кадрового электронного документооборота сторонней организации

16.02.2024

Сегодня будем разбирать, правомерно ли передать аутсорсинговой организации право подписи всей кадровой документации, включая трудовые договоры и трудовые электронные книжки.

В законодательстве не содержится запрета на передачу функций по ведению кадровой документации сторонней организации. Однако право подписания трудового договора от имени работодателя и ведения трудовых книжек работников сторонней организации не может быть передано.

Обоснование: Передача функций по ведению кадрового документооборота возможна по договору об оказании возмездных услуг (ст. 779 ГК РФ).

Обратите внимание! Передача функций по подписанию трудовых договоров и ведению трудовых книжек иным лицам может явиться основанием для привлечения работодателя и (или) его должностных лиц к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Разберем две стороны данного вопроса:

1. Обработка персональных данных работников

Поскольку кадровые документы включают персональные данные, работодатель должен получить согласие работников на передачу персональных данных лицу, занимающемуся ведением кадровой документации работодателя (ст. 86 ТК РФ, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"). При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать требования, установленные ст. 88 ТК РФ. Ответственность перед работником за действия третьего лица по обработке персональных данных несет работодатель (ч. 5 ст. 6 Федерального закона N 152-ФЗ).

2. Передача права подписи трудовых договоров и ведения трудовых книжек

Сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Работодателем может быть физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ). Сторонняя организация, которая ведет кадровое делопроизводство для другой организации, не является работодателем для работников этой организации.

Таким образом, передать сторонней организации право подписывать трудовой договор работодатель не вправе.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Таким образом, ТК РФ не предусматривает возможности ведения трудовых книжек иной организацией, которая является представителем работодателя.

Ни Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225), ни Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" также не предусматривают возможности ведения трудовых книжек иной организацией, которая не является работодателем.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, а за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек - специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225).

На лицо, не состоящее в штате работодателя, не может быть возложена указанная обязанность. Следует иметь в виду, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде (так называемые электронные трудовые книжки). Обязанность по формированию основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников и представление ее в ПФР возлагается на работодателей Передача работодателем функций по ведению сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде иным лицам не предусмотрена (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 1, 2 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде").

Если ваша организация планирует прибегнуть к помощи аутсорсинговой компании в кадровых вопросах, то необходимо учитывать все вышеуказанные нюансы.

Подробнее про сервисы кадрового электронного документооборота по тел. +7 (903) 077-37-44!

Чтобы получать информацию по вопросам кадрового электронного документооборота, подписывайтесь на наш Telegram-канал!