КЭДО. Что это такое и для чего?

20.10.2023

Что такое КЭДО?

Кадровый ЭДО - это обмен между работником и работодателем юридически значимыми кадровыми документами без дублирования на бумаге.

Законодательная база:

С 2017 года проходят эксперименты Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид;
С 2020 года введены электронные трудовые книжки;
С 2021 года внесены изменения в главу 49.1 ТК РФ о дистанционных работниках;
В ноябре 2021 года принят закон No 377 ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому компания может использовать кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;
С 1 марта 2023 года вступил в силу Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 сентября 2022 г. № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе»;
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регулирует составление табеля учета рабочего времени в электронном виде.

Также любой сервис КЭДО должен соответствовать требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 152-ФЗ «О персональных данных».

Трудовым законодательством предусмотрено более 80 документов по кадровым вопросам. Их можно разделить на 2 части:

- Массовые документы: инструкции, распоряжения, регламенты, и регулярные изменения к ним, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения;

- Документы личного характера: трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника: об изменении трудового договора, увольнении, принятии, переводе, отпуске, отгуле, командировке и т.д.

Есть вопрос? Звоните +7 (903) 077-04-99

Основные виды документов, переводимых в формализованный вид:

- Прием на работу;

- Рабочее время и время отдыха;

- Материальная ответственность;

- Оплата труда;

- Охрана труда;

- Образование работника;

- Социальное партнерство;

- Индивидуальные трудовые споры;

- Персональные данные;

- Изменение условий трудового договора;

- Прекращение трудовых отношений;

- Иные кадровые мероприятия.

ВАЖНО! Документы, которые необходимо составлять и подписывать только на бумаге:

Акт о несчастном случае на производстве;
Приказ на увольнение;
Журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Исключение составляют дистанционные сотрудники (у них в дополнительном соглашении к трудовому договору указано, что работы они выполняют дистанционно). С ними можно подписывать все документы в электронном виде.

Каждая организация сама принимает решение, какие виды кадровых документов перевести в электронный вид. Некоторые компании отправляют все виды без ограничений, а некоторые выбирают 5 видов и отправляют только их.

За подробной информацией вы можете обратиться к нашему менеджеру по телефону +7 (903) 077-04-99, доб. 716. Также вы можете перейти в наш Telegram-канал, где вы найдете самую актуальную и понятную информацию по КЭДО!

Предлагаем вам ознакомиться с таблицей кадровых документов, где указано, кто и какой подписью её может подписывать, а также нормативные акты, которые регулируют их формат и форму.

Скачать таблицу

Документ	Вид ЭП		Основания
Документ	Работодатель	Работник	Основания
Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1)	Только на бумаге		ст.22.1 ТК РФ
Приказ на увольнение (форма Т-8 или Т-8а для случаев увольнения нескольких работников одновременно)
Журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему	КЭП	КЭП НЭП	ст. 312.2 ТК РФ ст.22.3 ТК РФ
Договор о материальной ответственности	КЭП	КЭП НЭП	ст. 312.2 ТК РФ ст.22.3 ТК РФ
Ученические договоры и договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы	КЭП	КЭП НЭП	ст. 312.2 ТК РФ ст.22.3 ТК РФ
Уведомление об изменении условий трудового договора и ознакомление с ним	КЭП	КЭП НЭП	ст.22.3 ТК РФ
Согласие на перевод		КЭП НЭП	Ст.72.1 ТК РФ ст.22.3 ТК РФ
Заявления об увольнении по собственному желанию, отзыв заявления об увольнении		КЭП НЭП	Ст.80 ТК РФ ст.22.3 ТК РФ
Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6)	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП	гл. 49 ТК РФ ст.22.3 ТК РФ
Приказ на командировку (форма Т-9 или Т-9а для случаев направления в командировку нескольких сотрудников)	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП	п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ст. 22.3 ТК РФ
Заявление о переводе, приказ о переводе (форма Т-5 и Т-5а для случаев перевода нескольких сотрудников)	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП	ст. 72 ТК РФ ст.22.3 ТК РФ
Локальные нормативные акты (ПВТР, положения об оплате, о коммерческой тайне, об обработке персональных данных и пр.) и ознакомление с ними	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП	ст. 68, 189 ТК РФ ст.22.3 ТК РФ
График отпусков (форма Т-7), уведомление на отпуск	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП	ст. 21, 122 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания и ознакомление с ним	КЭП	КЭП НЭП	ст. 193 ТК РФ ст.22.3 ТК РФ
Графики сменности	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП	ст. 103 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Приказ о приеме на работу (форма Т-1 и Т-1а для случаев приема нескольких сотрудников)	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП	ст. 68 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Табель учета рабочего времени (форма Т-13)	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП	ч. 5 ст. 9 № 402-ФЗ, п. 11 Приложения № 2 к Инструкции № 157н, ч. 6 ст. 9 № 402-Ф З ст. 22.3 ТК РФ
Заявление о приеме на работу		КЭП НЭП ПЭП	ст.22.3 ТК РФ
Заявление на предоставление справки с места работы		КЭП НЭП ПЭП	ст.22.3 ТК РФ
Заявление на предоставление копии трудовой книжки		КЭП НЭП ПЭП	ст.22.3 ТК РФ
Заявление на выдачу справки о доходах		КЭП НЭП ПЭП	ст.22.3 ТК РФ
Заявление на выдачу персональных данных		КЭП НЭП ПЭП	ст.22.3 ТК РФ
Заявление о предоставлении отпуска		КЭП НЭП ПЭП	ст.22.3 ТК РФ
Заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами		КЭП НЭП ПЭП	Постановление Правительства РФ от 06.05.2023 N 714 Приказ Минтруда РФ от 19.06.2023 N 516Н
Сведения о застрахованном лице (для начисления выплат по больничному)	КЭП (при отправке в СФР)	КЭП НЭП ПЭП	ст.22.3 ТК РФ
Заявление сотрудника о предоставлении сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работодателем		КЭП НЭП ПЭП	п. II Приложения № 3 к Приказу Минтруда от 10.11.2022 № 713н ст. 66.1 ТК РФ
СТД-Р	КЭП		ст. 66.1 ТК РФ

Скачать таблицу

За консультацией обращайтесь по номеру +7 (903) 077-04-99, доб. 716. Или подпишитесь на наш Telegram-канал, чтобы первыми узнавать актуальную информацию о КЭДО!