При взаимодействии в сервисе КЭДО по запросу проверяющих или работника, им предоставляются копии электронных документов на бумажных носителях. Документы, которые согласно локально нормативным актам о переходе на кадровый электронный документооборот формируются в электронном виде, дублировать на бумаге не требуется. Какие документы переводить в электронный вид каждая организация решает самостоятельно.
2. Если работник отдела подает заявление, которое должно быть согласовано с непосредственным руководителем, то руководитель должен в обязательном порядке быть согласен на кадровый электронный документооборот? А если нет?
Согласие дается работником на оформление своих кадровых документов в электронном виде. Согласие от руководителей на согласование документов в электронном виде не требуется. У них должен быть доступ в систему и соответствующий вид электронной подписи.
3. Как оформить переход на кадровый электронный документооборот?
В этом вопросе мы опираемся на мнения юристов из разных компаний.
Оформлять переход с бумаги дополнительными документами необходимо при использовании ПЭП (простой электронной подписи) или НЭП (неквалифицированной электронной подписи), так как они не считаются полноценной заменой собственноручной подписи, не полностью защищают работника от подделки документов со стороны работодателя и поэтому требуют согласия от работников.
По опыту крупных компаний известно, что при использовании УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи), которая оформляется для клиента, дополнительных документов не нужно, так как УКЭП полностью идентична собственноручной подписи человека.
Тем не менее, некоторые компании перестраховываются и готовят один или несколько документов из списка:
- Положение об электронном документообороте – единое по всей компании;
- Регламент по использованию электронной подписи – единый по всей компании;
- Соглашение об электронном документообороте и электронной подписи – с каждым работником;
- Изменения в коллективный договор, трудовой договор, локальные нормативные акты – при необходимости.
Образцы положения, регламента, соглашений с работниками и других локальных нормативных актов можно найти в руководстве по переходу на КЭДО.
