В данной статье поделимся опытом клиента, который перешел на кадровый документооборот из-за большого количества (40%) удаленных сотрудников в организации и, соответственно, проблем с подписанием и возвратом кадровых документов.
Прежде всего, давайте определим, кто же такие удаленщики или, как правильнее, дистанционщики (дистанционные работники).
Под дистанционным работником понимается работник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающих дистанционную работу, а также работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом, принятым работодателем в соответствии со статьей 312.9 Трудового Кодекса.
Трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора) либо временно (непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте).
Для дистанционных работников нет ограничений по типам документов, которые оформляются в электронном виде. То есть, на взаимодействие работодателя с дистанционными работниками не распространяется действие статьи 22.1 ТК РФ (действует глава 49.1 ТК), где указываются документы, которые нужно подписывать с работником только на бумаге при стационарной работе, и в электронном виде может быть оформлен даже приказ на увольнение. На бумаге могут быть выданы копии электронных документов, если работник их запросит.
Также нужно учитывать, что при обычной процедуре перехода с сотрудниками на кадровый электронный документооборот, необходимо их уведомить и получить у них согласие на переход. На удаленных (дистанционных) работников не распространяется действие статей 22.1-22.3 ТК. От них не требуется письменное согласие на КЭДО. Для них в организации может действовать иной ЛНА о взаимодействии (отличный от положения о переходе на КЭДО). (ст.312.3 ТК: В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде…). Другими словами, для дистанционных работников в ЛНА необходимо прописать, что с них согласие не требуется = за исключением (так же, как с вновь принимаемых работников без трудового стажа). Если же работник находится на комбинированном режиме работы, то с него согласие о переходе получить надо.
Организация может прописать в таком ЛНА порядок обмена документами с удаленными работниками или лицами , поступающими на работу дистанционно, например, по электронной почте, через портал «Работа в России», через чат в виде сканов. Таким образом можно подписать соглашение о признании НЭП, ПЭП, а после выпуска НЭП подписывать все документы в КЭДО.
Требования к видам ЭП для дистанционных работников установлены статьей 312.3 ТК:
"При заключении в электронном виде:
- трудовых договоров,
- договоров о материальной ответственности,
- ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника в соответствии с законодательством об электронной подписи.
В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи...".
А что же с клиентом? Клиент успешно перевел всех своих удаленных работников на кадровый электронный документооборот. Сократил расходы на бумагу в 2 раза, сэкономил на доставке и пересылке документов, как бонус снизились репутационные риски и вероятность штрафов. А, самое главное, клиент добился того, что документы с дистанционными работниками подписываются в срок.
Хотите также? Звоните по номеру +7 (903) 077-04-99 (доб. 716). Также переходите и подписывайтесь на наш Telegram-канал, где вы найдете самую актуальную информацию по КЭДО!
