Сегодня расскажем о процессе согласования кадровых документов и его перевод в электронный формат.
У многих компаний, особенно, если речь идет о группе компаний, есть процесс согласования кадровых документов (например, заявлений на отпуск) руководителем подразделения, в котором работает сотрудник. Это внутренний процесс. Кадровый работник или работник бухгалтерии берет в работу документы только после такого согласования.
Данный процесс часто является проблемой для сбора и скорости подписания кадровых документов. Поэтому чаще всего становится причиной перехода на кадровый электронный документооборот.
Требуется ли согласие руководителя на согласование документов в электронном виде?
Согласие дается работником на оформление своих кадровых документов в электронном виде. Согласие от руководителей на согласование документов в электронном виде не требуется. У них должен быть доступ в систему и соответствующий вид ЭП.
Согласовывать может даже руководитель, который не трудоустроен в организации, а устроен на другую организацию из группы компаний.
У клиента может сложиться такая ситуация:
1. Сотрудник 1 работает в организации А.
2. Сотрудник 2 работает в организации Б. Сотрудник 1 подчиняется сотруднику 2.
В кадровом электронном документообороте нужно добавить сотрудника 2 в организацию А. Если организации объединены в группу компаний, на одно физ. лицо будет использована только 1 лицензия независимо от того, в какое число организаций из группы он добавлен.
Если организации не объединены, в каждой организации физ. лицу нужна будет отдельная лицензия.
Если кадровый электронный документооборот приобретается на группу компаний, и один сотрудник работает в нескольких юрлицах, то сотрудника необходимо добавить в две и более организации этой группы компаний.
Важно! Приобретать вторую лицензию по КЭДО на физлицо в таком случае тоже не нужно.
Напомним, что Согласующее звено в конечный документ не вносится, там указываются только подписанты: сотрудник, как физическое лицо и специалист, выступающий от имени юридического лица.
При этом в процессе согласования может участвовать даже не один руководитель, а несколько. Тогда процесс будет происходить поэтапно, система кадрового электронного документооборота поочередно будет отправлять каждому участнику процесса документ на согласование или подписание, а участники будут получать соответствующие уведомления об этом.
Таким образом, самый проблемный кадровый процесс в организации переходит в разряд простых автоматизированных этапов работы с документами.
Если Вы заинтересованы в более подробной информации или нуждаетесь в консультации по работе с системой КЭДО, обращайтесь по номеру +7 (903) 077-04-99, доб. 716. Или подпишитесь на наш Telegram-канал, чтобы первыми узнавать актуальную информацию о КЭДО!
