Можно ли подписывать документы в сервисах кадрового электронного документооборота задним числом?

Короткий ответ: нет. Подписать кадровые электронные документы задним числом не получится, так как любая электронная подпись содержит точную информацию о дате и времени подписания документа — эти данные нельзя изменить. Если сотрудник подпишет документ позже установленного срока, сведения о дате подписания отразятся в файле описания электронной подписи.

Но есть сценарии, при которых подписание задним числом кажется неизбежным. Например, иногда сотрудники выходят на работу в ненормативный день, когда кадровый специалист уже не может согласовать документ и выдать приказ.

В таких случаях организации поступают по-разному: некоторые отражают в локальных нормативных актах пункт о том, что в чрезвычайных ситуациях документ можно отправлять в бумажном виде.

Есть и другой вариант. В российском законодательстве не описан четкий срок подписания документов, обычно для этого фиксируют срок в три дня. При этом, когда кадровый специалист направляет сотруднику документ в сервисе кадрового электронного документооборота, он может выставлять срок для обработки документа. Тогда работнику будут приходить уведомления о необходимости подписать документ каждый день до момента, пока он его не подпишет. Если сотрудник все-таки нарушит сроки обработки, документ можно будет аннулировать, то есть признать недействительным, а затем создать новый документ и отправить его уже с актуальным сроком.

Если Вы заинтересованы в более подробной информации или нуждаетесь в консультации по работе с системой КЭДО, обращайтесь по номеру +7 (903) 077-04-99, доб. 716. Или подпишитесь на наш Telegram-канал, чтобы первыми узнавать актуальную информацию о КЭДО!