#кэдо

Хранение кадровых электронных документов: новые правила Росархива

18.01.2024

Осенью 2023 года изменились правила хранения и требования, которым должны соответствовать электронные документы при сдаче в архив. Рассказываем, как, сколько и где необходимо хранить кадровые электронные документы.

Как и сколько необходимо хранить кадровые электронные документы

Хранение кадровых документов (ЭД) каждой организации обеспечивает кадровая служба. Документация по личному составу должна храниться с учетом правил, которые установлены законами или иными нормативными актами. В частности:

федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 20.12.2019 №236;
приказом Росархива от 31.07.2023 №77.

К кадровым относятся документы, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем. Это трудовые договоры, приказы по личному составу, личные дела, графики отпусков и другие.

С ноября 2021 года практически все кадровые документы можно создавать и подписывать в электронном формате. В целом к ним применимы те же правила хранения, что и к бумажным. О ряде особенностей расскажем ниже.

Кадровые документы обычно хранятся в архиве организации. Это позволяет обеспечить учет, правильное хранение, поддержание юридической значимости и доступ к документации при необходимости, например, в случае конфликта с сотрудником.

Что необходимо учесть при оформлении дел по личному составу? Сотрудник кадровой службы:

сдает в архив документы со сроком хранения свыше 10 лет или постоянным;
передает документы на хранение не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после завершения делопроизводства;
помещает в одно дело документы с одинаковым сроком обязательного хранения;
уничтожает документы со сроком хранения до 10 лет, если этот период истек и была проведена экспертиза ценности.

Время хранения кадровых, как и других документов на предприятии устанавливает приказ Росархива от 20.12.2019 №236. Период хранения документации зависит от ее вида. Для некоторых типов документов важно, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, они хранятся 75 лет, если после — 50 лет.

Вид документа	Срок хранения
Штатные расписания и изменения к ним	По месту утверждения — постоянно В других организациях — 3 года или до ликвидации
Документы о численности, составе и движении работников; о квотировании рабочих мест	5 лет
Положения, уставы о дисциплине	По месту утверждения — постоянно В других организациях — до замены новыми
Правила внутреннего трудового распорядка компании	1 год после замены новыми
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет
Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним	По месту проведения — 45 лет При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет В других организациях — 5 лет
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочего месте)	45 лет
Книги, журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учета аварий	45 лет
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении или расторжении	50/75 лет
Должностные регламенты, инструкции, личные карточки работников, личные дела руководителей и работников, сведения о трудовом стаже	50/75 лет
Приказы, распоряжения о приеме, переводе, увольнении, оплате труда и другие документы по личному составу	50/75 лет
Оригиналы личных документов (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования Невостребованные работниками — 50/75 лет
Графики отпусков	3 года
Книга почета организации	Постоянно

Новые правила передачи кадровых электронных документов в архивы

Приказ Росархива №77 установил новые требования к передаче документов в электронные архивы. Правила начали действовать с 17 сентября 2023 года.

Согласно положению, электронные дела по личному составу хранятся в системе хранения архивных документов (СХЭД), которая может быть интегрирована в сервис электронного документооборота (ЭДО). Компании могут использовать как собственные СХЭД, так и услуги специализированных организаций.

При передаче в СХЭД кадровые электронные документы необходимо привести к единым форматам и содержанию. В противном случае файлы не будут приняты на хранение. Каждый документ должен включать:

Структурный элемент	Детали
Файл основной части электронного документа	В формате PDF/A
Файл описания с метаданными о документе	Дата и регистрационный номер Вид Заголовок или аннотация Сведения о режиме доступа Результат проверки электронной подписи Объем файлов Наименования файлов, даты и время их последнего изменения, форматы Срок хранения Дополнительная информация
Файлы приложений к ЭД для текстовых, табличных, графических и других данных	При наличии
Файлы электронной подписи (подписей)	При наличии

Как еще можно хранить кадровые электронные документы

Кадровые ЭД с большим сроком хранения — 50, 75 лет или постоянным — компании сдают в государственные и коммерческие архивы. Однако документы можно оставить и внутри системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Электронные файлы в сервисе хранятся до тех пор, пока система используется. Поэтому хранение документации со сроком хранения до пяти лет в КЭДО — и удобно, и практично. Графики отпусков, согласия на обработку персональных данных и другие документы будут надежно защищены и сохранят конфиденциальность на протяжении всего периода хранения.

При необходимости архивные кадровые документы легко выгрузить из сервиса и отправить в СХЭД. Для этого понадобится создать файлы описания с метаданными.

Отсутствие архива бумажного и физического места хранения – это самое главное преимущество такого метода хранения.

Если Вы заинтересованы в более подробной информации или нуждаетесь в консультации по работе с системой КЭДО, обращайтесь по номеру +7 (923) 280-64-19, доб. 726. Или подпишитесь на наш Telegram-канал, чтобы первыми узнавать актуальную информацию о КЭДО!