Как организации сэкономить на подписях при кадровом электронном документообороте, что при этом учесть?

Ни для кого не секрет, что при переходе на электронный документооборот немалую часть расходов организации составляет приобретение подписей, которые соответствуют 63-ФЗ. Некоторые организации в целях экономии используют Госключ. Расскажем подробнее.

Госключ — это мобильное приложение от Минцифры, в котором можно получить сертификат и сформировать усиленную КЭП или НЭП. Подтверждение подписания документов будет происходить через это приложение.

Чтобы сотрудники могли работать с Госключом, в настройках организации нужно подключить соответствующую настройку.

В приложении Госключ можно выпустить два типа подписи: НЭП и КЭП. Для получения подписи потребуется:

• Подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг. В учетной записи должен быть указан СНИЛС и номер мобильного телефона.
  

• Для выпуска КЭП дополнительно потребуется подтвердить личность. Сделать это можно с помощью загранпаспорта нового поколения и смартфона с NFC модулем или с помощью биометрии. Зарегистрироваться в единой биометрической системе можно онлайн через приложение «Госуслуги Биометрия» или при личном посещении банка.  Чтобы выпустить сертификат через Госключ, установите на мобильный телефон приложение Госключ и следуйте инструкциям.

1. Выбранный вами сервис для кадрового документооборота должен поддерживать работу с приложением Госключ.

2. Для подписания Госключом документы должны быть отправлены в формате pdf, tif, tiff, txt, xml. Для документов в других форматах Госключ к подписанию выбрать нельзя.

3. Также есть ограничение по количеству документов: не более 15 документов размером файлов до 100 Мб.

4. Когда вы подписываете документы сертификатом Госключа, по требованию МинЦифры их содержимое будет передаваться на сторону Госключа.
   

5. Для подписания документов НЭПом требуется соглашение между участниками электронного взаимодействия, его клиенту нужно составить самостоятельно и подписать со своими работниками. Таким образом, использование сертификатов, полученных в сервисе Госключ, без соответствующего соглашения не придаст документам юридической силы.

6. На подписание дается 24 часа и если время истечет, то документы нужно будет отправить повторно, это дополнительная работа для кадрового специалиста.
   

7. Документы подписываются по отдельности, нет возможности подписать массово, поэтому если отправлять пакет – это займет время.

8. Нет гарантий стабильного сценария подписания документов, поэтому подписание может переноситься по техническим причинам. Это может замедлить срок подписания, так как сотрудник, у которого не получилось подписать в моменте, редко снова быстро возвращается к данному вопросу.

9. Технической поддержки для пользователей в привычном ее понимании нет. Согласно 59-ФЗ, все обращения (на эл.почту https://goskey.ru/) регистрируются и рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.