Ни для кого не секрет, что при переходе на электронный документооборот немалую часть расходов организации составляет приобретение подписей, которые соответствуют 63-ФЗ. Некоторые организации в целях экономии используют Госключ. Расскажем подробнее.
Госключ — это мобильное приложение от Минцифры, в котором можно получить сертификат и сформировать усиленную КЭП или НЭП. Подтверждение подписания документов будет происходить через это приложение.
Чтобы сотрудники могли работать с Госключом, в настройках организации нужно подключить соответствующую настройку.
В приложении Госключ можно выпустить два типа подписи: НЭП и КЭП. Для получения подписи потребуется:
- Подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг. В учетной записи должен быть указан СНИЛС и номер мобильного телефона.
-
Для выпуска КЭП дополнительно потребуется подтвердить личность. Сделать это можно с помощью загранпаспорта нового поколения и смартфона с NFC модулем или с помощью биометрии. Зарегистрироваться в единой биометрической системе можно онлайн через приложение «Госуслуги Биометрия» или при личном посещении банка. Чтобы выпустить сертификат через Госключ, установите на мобильный телефон приложение Госключ и следуйте инструкциям.
Вот, что нужно предусмотреть, если собираетесь использовать такой сервис:
-
Выбранный вами сервис для кадрового документооборота должен поддерживать работу с приложением Госключ.
-
Для подписания Госключом документы должны быть отправлены в формате pdf, tif, tiff, txt, xml. Для документов в других форматах Госключ к подписанию выбрать нельзя.
-
Также есть ограничение по количеству документов: не более 15 документов размером файлов до 100 Мб.
-
Когда вы подписываете документы сертификатом Госключа, по требованию МинЦифры их содержимое будет передаваться на сторону Госключа.
-
Для подписания документов НЭПом требуется соглашение между участниками электронного взаимодействия, его клиенту нужно составить самостоятельно и подписать со своими работниками. Таким образом, использование сертификатов, полученных в сервисе Госключ, без соответствующего соглашения не придаст документам юридической силы.
-
На подписание дается 24 часа и если время истечет, то документы нужно будет отправить повторно, это дополнительная работа для кадрового специалиста.
-
Документы подписываются по отдельности, нет возможности подписать массово, поэтому если отправлять пакет – это займет время.
-
Нет гарантий стабильного сценария подписания документов, поэтому подписание может переноситься по техническим причинам. Это может замедлить срок подписания, так как сотрудник, у которого не получилось подписать в моменте, редко снова быстро возвращается к данному вопросу.
-
Технической поддержки для пользователей в привычном ее понимании нет. Согласно 59-ФЗ, все обращения (на эл.почту https://goskey.ru/) регистрируются и рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.
Итак, мы разобрали с вами, что такое приложение Госключ, как с ним можно сэкономить на подписях при переходе на кадровый ЭДО, прописали и нюансы, которые нужно учитывать при работе с таким приложением. Важно! Каждая компания сама выбирает способ работы, учитывая поставленные цели и имеющиеся ресурсы.
