С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу формируется как электронная. Это следует из Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ: пункт 2 статьи 4 и связанные с ним правки в Устав автомобильного транспорта вступили в силу именно с этой даты. Дальше у отправителя, перевозчика и получателя один практический вопрос — какой подписью закрывать титулы и кому выпускать машиночитаемую доверенность.
Какие подписи допускает закон
Пункт 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (в редакции 140-ФЗ) называет два основных варианта. Электронный перевозочный документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица, в том числе лица, которое действует по доверенности. Сертификат такой УНЭП должен быть создан и использоваться в инфраструктуре, которая обслуживает государственные и муниципальные услуги в электронной форме. Если грузополучатель — физическое лицо, допускается простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке.
Тот же набор Минтранс собрал в разделе «Подписание ЭПД и предъявление документов»: УКЭП юридического лица или индивидуального предпринимателя, УКЭП либо УНЭП физического лица в случаях, предусмотренных законодательством, для отдельных ситуаций — ПЭП.
Квалифицированный сертификат руководителя организации и ИП выдаёт удостоверяющий центр ФНС России. Сотруднику, который действует по доверенности, этот центр сертификат не выпускает: нужна КЭП физического лица в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. Страница электронной подписи у нас как раз про выпуск подписи физлица и про МЧД, подпись директора в налоговую этим адресом не подменяют.
Кто подписывает титулы ЭТрН
Электронная транспортная накладная состоит из файлов обмена — титулов. В справочнике 1С:ИТС по составу титулов обязательные шаги такие:
- Т1 «Оформление» — грузоотправитель;
- Т2 «Погрузка» — перевозчик;
- Т3 «Приёмка» — грузополучатель;
- Т4 «Разгрузка» — перевозчик.
Для уполномоченного сотрудника 1С:ИТС указывает связку УКЭП и МЧД. Для первого лица организации достаточно УКЭП без доверенности. Опциональные титулы Т5–Т8 (стоимость, переадресовка, замена водителя или машины) тоже закрывает сторона, которую назвал формат, своей УКЭП.
Порядок обмена в той же базе 1С:ИТС совпадает с ответом Минтранса: водитель на погрузке сверяет груз и может подтвердить факт простой или неквалифицированной подписью. Файл обмена перевозчика после этого заверяет уполномоченный сотрудник транспортной компании усиленной квалифицированной подписью. Норма, на которую ссылаются оба источника, — подпункт «б» пункта 3 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 и пункт 110 постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.
Обмен с контрагентами и с ГИС ЭПД идёт через оператора из реестра Минтранса. Пользователям 1С для этого служит сервис 1С-ЭПД внутри 1С-ЭДО: достаточно быть абонентом ЭДО и включить перевозочные документы в настройках обмена.
Когда представителю нужна МЧД
Если файл обмена подписывает представитель юридического лица или ИП, полномочия подтверждают доверенностью, в том числе машиночитаемой. Так отвечает Минтранс: основания — статья 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469 и постановление № 931.
ГИС ЭПД объём полномочий по МЧД по существу не проверяет — это прямо сказано в том же разделе Минтранса. Ответственность за достоверность сведений несёт лицо, которое подписало файл обмена.
МЧД подписывает руководитель своей УКЭП. Файл можно собрать в 1С:Бухгалтерии и зарегистрировать в сервисах, с которыми вы уже работаете. Отдельную «транспортную» доверенность закон не требует, если в действующей МЧД уже есть нужные полномочия.
Водитель, ИП на своём авто и получатель-физлицо
Наёмный водитель для отметок о погрузке и выгрузке может использовать ПЭП или УНЭП. Титулы перевозчика Т2 и Т4 после этого заверяет уполномоченный сотрудник компании. Выпускать водителю КЭП «на всякий случай» закон не предписывает.
Если перевозчик — индивидуальный предприниматель и сам ведёт машину, он подписывает титулы перевозчика как участник информационного взаимодействия: УКЭП ИП из УЦ ФНС либо УНЭП физического лица из инфраструктуры госуслуг. Дважды — «как водитель» и «как перевозчик» — один и тот же титул не дублируют.
Грузополучатель — юридическое лицо или ИП закрывает Т3 своей УКЭП, сотрудник — УКЭП плюс МЧД. Грузополучатель — физическое лицо может поставить ПЭП на условиях пункта 2 части 1 статьи 18.1 Закона № 259-ФЗ.
Медицинский работник в электронном путевом листе
Сведения о медосмотре в ЭПЛ заверяются собственной УКЭП медицинского работника. Подписание от имени медицинской организации и приложение МЧД не требуется — так сформулирован ответ Минтранса со ссылкой на постановление № 931.
Что собрать до рейса
- УКЭП руководителя или ИП — в удостоверяющем центре ФНС.
- КЭП сотрудников, которые будут подписывать титулы, и МЧД на каждого из них.
- Договор с оператором информационной системы ЭПД и настройку обмена в 1С.
- Для водителя — доступ к мобильному приложению оператора, чтобы подтвердить погрузку и получить QR-код после титула Т2.
Подписать файл обмена без канала связи в момент подписания нельзя: интернет нужен на стороне того, кто ставит УКЭП. Документ при этом можно сформировать в офисе и передать водителю для предъявления — это уже тема проверки на дороге.
