Машиночитаемая доверенность — электронный аналог бумажной доверенности на передачу полномочий работнику организации. Она представляет собой XML-файл с электронной подписью компании и данными, которые перечислены в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857.
Переход на МЧД затрагивает только должностных лиц, которые подписывают электронные документы от лица компании. Для рядовых сотрудников, подписывающих документы от своего лица, нововведений нет.
Кому нужно применять МЧД в КЭДО:
- Лица, имеющие право действовать от имени ЮЛ без доверенности. Это, как правило, руководители. В данном случае используем КЭП на ЮЛ, МЧД не применяется;
- Сотрудники с КЭП на сотрудника ЮЛ. КЭП на сотрудника ЮЛ можно использовать до 01.09.2024 г., либо до конца срока действия самого сертификата. Когда сертификат истечет, нужно выпустить КЭП на ФЛ+МЧД.
Чтобы оформить МЧД, сперва нужно сформировать файл доверенности в формате XML. Затем подписать файл квалифицированной электронной подписью доверителя и зарегистрировать подписанную доверенность в Цифровой платформе распределенного реестра ФНС России (ЦПРР ФНС), далее — реестр доверенностей ФНС.
Заранее загружать МЧД в КЭДО не нужно, виджет для выбора доверенности появится в момент подписания документа.
Напоминаем, что КЭДО предусматривает, что КЭП с МЧД будет использовать сотрудник, действующий от лица организации. Остальные сотрудники, которые действуют от своего лица и будут подписывать кадровые документы в КЭДО должны использовать ПЭП (приказ на отпуск и командировку, расчетный лист, табель учета рабочего времени, должностные инструкции, локальные нормативные акты) или НЭП.
ПЭП - простая электронная подпись. Не требует вложений от работодателя. Выпустить может работодатель в своей информационной системе.
НЭП - неквалифицированная электронная подпись. Для использования требуется письменное соглашение сотрудника. Экономичнее и проще в обслуживании. Выпустить может только удостоверяющий центр.
В предыдущей статье мы публиковали таблицу, где было указано, какие кадровые документы и какими подписями можно подписывать.
Рекомендация: если вы боитесь ошибиться, какую подпись для какого документа использовать, а также для предотвращения ошибок при подписании, используйте НЭП. Согласно законодательству она подойдет для всех кадровых документов, которые подписывает сотрудник.
За подробной информацией вы можете обратиться к нашему менеджеру по телефону: +7 (903) 077-04-99, доб. 716. Звоните! Также вы можете перейти в наш Telegram-канал, где вы найдете самую актуальную и понятную информацию по КЭДО.
