С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон № 140-ФЗ, который обязывает всех участников грузоперевозок оформлять транспортные и экспедиторские документы исключительно в электронном виде. Это касается не только логистических компаний, но и любых организаций, которые хотя бы раз в год отправляют или получают грузы — от производственных предприятий до офисов, заказывающих канцелярские товары.
Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) — это масштабная реформа, затрагивающая автомобильный, железнодорожный и авиационный транспорт. Работать с ЭПД обязаны все участники логистической цепочки: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор и грузополучатель.
Какие документы переходят в электронный формат
С 1 сентября 2026 года в обязательном порядке формируются в электронном виде транспортная накладная (включая грузовую и железнодорожную накладную), заказ (заявка) грузоотправителя на перевозку, а также экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.
Эти документы подлежат направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), оператором которой выступает Минтранс России. Доступ к ГИС ЭПД открыт исключительно через операторов информационных систем, перечень которых публикуется на сайте Минтранса.
Важно: Все участники электронного взаимодействия обязаны обмениваться файлами строго утверждённого формата, подписанными определёнными законом типами электронных подписей. Несоблюдение требований к форматам делает невозможным функционирование всей системы контроля за перевозками.
Как определить роль вашей компании в ЭПД
Прежде чем переходить на электронный документооборот в перевозках, необходимо чётко определить, какую роль в логистической цепочке занимает ваша компания. От этого зависит, какие именно документы вам нужно будет оформлять в электронном виде и с какими контрагентами обмениваться.
Бухгалтеру важно понимать, что обязательство по применению ЭПД распространяется не только на перевозчиков и экспедиторов, но и на их клиентов, а также третьих лиц, привлекаемых к исполнению договора транспортной экспедиции. Даже если ваша компания не занимается перевозками профессионально, но периодически заказывает доставку товаров, вы становитесь участником системы ЭПД. Налоговики рекомендуют уже сейчас в пилотном режиме переводить взаимодействие с контрагентами в электронную форму, чтобы к сентябрю 2026 года распространить эту практику на основной объём перевозок.
Что делать бухгалтеру для подготовки к переходу на ЭПД
Подготовка к переходу на обязательный электронный документооборот в перевозках требует системного подхода.
- Изучите базовые понятия ЭПД и устройство электронного документооборота в перевозках
- Определите роль вашей компании в логистической цепочке и перечень документов, которые нужно будет оформлять электронно
- Оцените, какие решения для работы с ЭПД подходят вашему бизнесу
- Рассчитайте необходимые затраты на подключение и внедрение
- Проработайте сценарии действий в нештатных ситуациях и исключениях
Времени на подготовку остаётся всё меньше, а несвоевременный переход грозит не только штрафами, но и сбоями в работе с контрагентами. Чтобы вы могли перейти на ЭПД без стресса и штрафов, наш партнёр ГК «Астрал» уже 20 июля запустил большое бесплатное обучение по ЭПД — вы можете зарегистрироваться сейчас и прослушать все вышедшие уроки. Ведущие эксперты Елена Слуцкая и Надежда Самкова помогут разобраться в самых сложных вопросах.
Что вы получите от обучения? Узнаете, как устроен электронный документооборот в перевозках, поймёте, коснётся ли реформа вашей компании, определите свои роли и необходимые документы, оцените затраты и подходящие решения, а также разберёте нештатные ситуации. Все материалы для подключения и дальнейшей работы останутся у вас. Присоединяйтесь к обучению прямо сейчас, чтобы встретить 1 сентября во всеоружии и без штрафов.
Регистрация на бесплатное обучение по ЭПД
