Сентябрь 2026 года для электронного документооборота сложился из двух обязательных контуров: перевозочные документы уходят в ГИС ЭПД, а отчётность в Социальный фонд принимают только с сертификатом, в котором задана область использования ключа. Ниже — нормы, которые уже действуют, с датами и реквизитами.
Электронные перевозочные документы стали обязательными
С 1 сентября 2026 года участники перевозок оформляют в электронном виде транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожную накладную и грузовую накладную при авиаперевозках. Так ФНС описала переход по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ в информации «ФНС разъяснила, как перейти на электронные перевозочные документы».
В той же информации ведомство указывает три шага: квалифицированный сертификат руководителя или сертификат сотрудника с машиночитаемой доверенностью, подключение к аккредитованному оператору информационной системы ЭПД, доступ для сотрудников и водителей. Перечень операторов ФНС отсылает на сайт Минтранса. В отдельных случаях, список которых определит Минтранс, останется оформление на бумаге.
Обмен XML с контрагентом и передачу в ГИС ЭПД настраивают в учётной программе. Подключить 1С-ЭДО можно у нас — приглашения контрагентам и форматы ФНС идут из той же базы, где живёт реализация.
Правила обмена экспедиторскими документами и железнодорожными накладными
Порядок обмена на период с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года правительство утвердило двумя постановлениями от 27 апреля 2026 года:
- постановление № 469 — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;
- постановление № 470 — транспортные железнодорожные накладные.
Комментарий службы 1С к этим правилам собран в карточке ИС 1С:ИТС от 06.05.2026. Обмен идёт через операторов информационной системы ЭПД. Участники направляют XML-файлы со сведениями документа.
Что проверяет оператор и какие сроки
По комментарию ИТС оператор проверяет файл на соответствие формату ФНС, на уникальность уникального идентификационного номера документа и на действительность усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи. Срок направления сведений в ГИС ЭПД — не больше 10 минут с момента получения файла от участника.
Если ГИС ЭПД нашла расхождения, оператор в срок не больше одного рабочего дня со дня ответа об ошибке информирует участника. Новый исправленный файл нужно сформировать не позднее 5-го календарного дня со дня этой информации. Оператор хранит электронные перевозочные документы 5 лет со дня размещения.
В экспедиторские документы по инициативе участников изменения вносить нельзя. В электронную железнодорожную накладную изменения допускаются, кроме сведений о грузоотправителе, грузополучателе и данных из квитанции о приёме груза. Это различие двух постановлений ИТС вынесла в одну таблицу.
Релиз конфигурации должен уметь собрать XML по действующему формату ФНС. Если обмен срывается на проверке оператора, сначала смотрят обновление программы. Поставить обновление 1С можно на рабочем месте, без самостоятельной сборки патча.
Сертификат для отчётности в СФР через оператора
Отдельная сентябрьская норма касается канала в Социальный фонд. На странице «Электронный документооборот» СФР фонд пишет: для приёма отчётности физических или юридических лиц через специальных операторов нужны квалифицированные сертификаты с заданной областью использования ключа.
СФР просит при выпуске в аккредитованном удостоверяющем центре установить все три параметра:
- «Согласование ключей» (keyAgreement) = 1;
- «Шифрование данных» (Data encipherment) = 1;
- «Шифрование ключа» (Key encipherment) = 1.
С 01 сентября 2026 года СФР не будет принимать отчётность страхователей, подписанную квалифицированным сертификатом электронной подписи без установки выше приведённых параметров.
Квалифицированную подпись руководителя организации выпускает налоговая. Страница электронной подписи на нашем сайте закрывает выпуск КЭП физлица. Если отчёт в фонд подписывает сотрудник по МЧД, сертификат физлица с нужными параметрами Key Usage можно оформить через электронную подпись на рабочем месте.
Когда сертификат уже содержит три параметра, файлы в фонд уходят по ТКС. Сопровождение канала отчётности через интернет закрывает отправку ЕФС-1 и связанных форм, если оператор и подпись приняты фондом.
