Какую отчетность сдавать в 2026 году по трудовым договорам и зарплате

Заключение трудовых договоров или контрактов гражданско-правового характера автоматически наделяет организацию или индивидуального предпринимателя статусом налогового агента и страхователя. Это влечет за собой обязанность по регулярной сдаче объемного пакета отчетности в контролирующие органы.

В 2026 году порядок предоставления документов претерпел ряд изменений. Ниже представлен подробный разбор всех форм зарплатной и кадровой отчетности с указанием актуальных бланков и точных сроков сдачи.

Расчет 6-НДФЛ и справки о доходах физических лиц

В 2026 году расчет сумм налога на доходы физических лиц (форма 6-НДФЛ) необходимо формировать по форме и в соответствии с порядком, утвержденным приказом Федеральной налоговой службы (ФНС) России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Эту форму обязаны сдавать все налоговые агенты, производившие физическим лицам выплаты, которые признаются доходом (как по трудовым договорам, так и по договорам подряда). Важный нюанс: если организация не выплачивает доход физическим лицам, она не признается налоговым агентом и сдавать 6-НДФЛ не обязана. Это правило распространяется и на те случаи, когда компания начисляет страховые взносы с минимального размера оплаты труда (МРОТ) за своего руководителя, но фактические выплаты ему не производит.

Однако, если выплата была произведена хотя бы один раз (например, премия в феврале), расчет 6-НДФЛ придется сдавать в общем порядке до конца календарного года нарастающим итогом.

Как избежать блокировки счета: Налоговая инспекция имеет право заблокировать расчетный счет за непредставление 6-НДФЛ (пункт 3.2 статьи 76 Налогового кодекса РФ). Если выплат не было и вы не планируете сдавать отчет, рекомендуется заранее направить в инспекцию уведомление об отсутствии обязанностей налогового агента, либо перестраховаться и сдать «нулевой» расчет.

Привычная справка о доходах и суммах налога (бывшая форма 2-НДФЛ) теперь является Приложением № 1 к расчету 6-НДФЛ и сдается исключительно по итогам года.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году:

- За первый квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее 25-го числа месяца, следующего за прошедшим кварталом.

- Итоговый расчет за год — не позднее 25 февраля 2027 года.

Если крайний срок выпадает на выходной или нерабочий день, он официально переносится на ближайший рабочий день (пункт 7 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ).

Расчет по страховым взносам (РСВ)

Порядок заполнения РСВ регламентирован приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Обратите внимание: в 2026 году отчетность представляется с учетом новых поправок, внесенных приказом налоговой службы от 04.02.2026 № ЕД-1-11/67@. Исключение сделано только для первого квартала 2026 года: большинство страхователей могли отчитаться по старой форме, кроме субъектов малого бизнеса из приоритетных отраслей (письмо ФНС России от 17.03.2026 № БС-36-11/1984@).

Сроки сдачи РСВ:

- За первый квартал — не позднее 27 апреля;

- За полугодие — не позднее 27 июля;

- За девять месяцев — не позднее 26 октября;

- За 2026 год — не позднее 25 января 2027 года.

Персонифицированные сведения о физических лицах

Этот ежемесячный отчет сдается всеми организациями и предпринимателями, производившими выплаты физическим лицам, по форме, утвержденной приложением № 2 к приказу ФНС России № ЕД-7-11/878@.

Сроки и нюансы сдачи:
Стандартный срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Однако ФНС России в письме от 06.03.2023 № БС-4-11/2593@ дала важное разъяснение. Поскольку данные этого отчета полностью дублируют информацию из раздела 3 расчета по страховым взносам (РСВ), работодатели имеют законное право подавать персонифицированные сведения только за первый и второй месяцы каждого квартала. Сдавать отдельный отчет за третий месяц не требуется.

Единая форма сведений (ЕФС-1): разбираем по разделам

Взаимодействие с Социальным фондом России (СФР) осуществляется через комплексную форму ЕФС-1. Порядок ее заполнения в 2026 году регулируется приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (далее — Порядок № 1462). Сроки сдачи зависят от конкретного подраздела.

1. Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1).
Сдается при любых кадровых перемещениях.
- Не позднее следующего рабочего дня необходимо отчитаться о: приеме на работу, увольнении, приостановлении/возобновлении трудового договора, а также о заключении или расторжении договора гражданско-правового характера.
- Не позднее 25-го числа следующего месяца отчет подается при иных кадровых изменениях (например, перевод на другую должность).

2. Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 — бывшая СЗВ-СТАЖ).
Годовой отчет. За 2026 год его необходимо представить не позднее 25 января 2027 года. Сдается не на всех сотрудников, а только на лиц с особыми условиями труда (пункт 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ). Исключение: если сотрудник оформляет пенсию в середине года, отчет подается оперативно с типом «Назначение пенсии». По итогам года на такого работника все равно нужно будет сдать форму с типом «Исходная».

3. Сведения о взносах на травматизм (раздел 2).
Ежеквартальный отчет. Сдается не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В 2026 году сроки сдвигаются из-за выходных: за первый квартал — до 27 апреля, за полугодие — до 27 июля, за девять месяцев — до 26 октября, за год — до 25 января 2027 года. При отсутствии выплат допускается сдача нулевого раздела 2.

4. Дополнительные страховые взносы (подраздел 3 — бывшая ДСВ-3).
Касается лиц, добровольно уплачивающих взносы на накопительную пенсию. Сдается ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим.

5. Сведения для бюджетников (подраздел 1.3).
Заполняется исключительно государственными и муниципальными учреждениями. Отражает данные о зарплате сотрудников. Срок сдачи — ежемесячно, не позднее 25-го числа.

Налоговые уведомления по единому налоговому платежу

Помимо деклараций и расчетов, работодатели обязаны направлять в налоговую инспекцию уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов (пункт 9 статьи 58 Налогового кодекса РФ).
Стандартный срок подачи уведомления — не позднее 25-го числа месяца, в котором предстоит уплата. По налогу на доходы физических лиц действует особый режим: уведомления подаются дважды в месяц. Однако законодательство предусматривает важное новшество: с 1 сентября 2026 года по налогу на доходы физических лиц можно будет подавать одно сводное уведомление за год.

В современных учетных программах алгоритмы автоматического заполнения описанных выше форм и уведомлений уже адаптированы разработчиками под требования 2026 года, что существенно снижает риск бухгалтерских ошибок.

Источник: Информационная система 1С:ИТС

Есть вопрос или нужна помощь специалиста? Пишите в чат, оставляйте заявку или звоните нам по номеру +7 (3902) 31-36-72!