Автоматизация документооборота в рекламном агентстве
На примере агентства наружной рекламы «МедиаВел»

Заказчик

Компания «МедиаВел» занимается размещением наружной рекламы на территории республики Хакасия и юга Красноярского края
Отрасль: Рекламные услуги
Область автоматизации: Управленческий учет
О проекте
Рекламное агентство «МедиаВел» заключает договоры на оказание услуг по размещению рекламы с различными организациями и учреждениями. В компании имеется большой договорной документооборот.

Для ведения управленческого учета в компании используется несколько программных продуктов 1С: «Управление наружной рекламой» и «1С:Документооборот». Для ведения регламентированного учета используется «1С:Бухгалтерия предприятия».

Вся оперативная работа по оформлению договоров и реализационных документов с клиентами ведется в специализированной конфигурации 1С:«Управление наружной рекламой». При подготовке всех документов им присваивается идентификационный код организации, для быстрого доступа к документу в любой из информационных систем. После заключения сделки и оформления договорных документов, договоры регистрируются в учетной системе «1С:Документооброт».
До автоматизации
До проведения автоматизации процесс регистрации документов осуществлялся преимущественно в ручном режиме. Делопроизводителю приходилось выполнять двойную работу по заполнению данных о договоре: сканировать документы и размещать их в корпоративных системах.

В целях ускорения процесса обмена данными и сокращения ручной работы, было принято решение по автоматизации процесса обмена документами между информационными системами.
Решение
Клиенту было предложено внедрить новый функционал по обмену между корпоративными информационными системами и ввести сквозную идентификацию документов компании
После автоматизации
Подписанные обеими сторонами договора и приложения к договорам хранятся в управленческой системе «Управление наружной рекламы», за своевременное размещение договоров в учетной системе отвечают менеджеры. В конце каждого месяца делопроизводитель при помощи вновь разработанного функционала выгружает данные по договорам и приложения к договорам в «1С:Документооборот». При обмене данными в «1С:Документоборот» выгружаются новые договора, новые приложения к договорам, выгружаются непосредственно отсканированные файлы договоров, а также единый идентификационный код документа (штрихкод). Код распечатывается на термотрансферном принтере этикеток и приклеивается на бумажный носитель.
Результаты
В результате автоматизации был внедрен единый идентификационный код, при помощи которого любой из сотрудников всегда может найти документ в любой из информационных систем компании, что позволило:
Минимизировать ручные операции делопроизводителя
Повысить производительность труда сотрудников
Ускорить процесс работы с документами: поиск, обмен, регистрация
Хотите такое же внедрение?
Заполните форму и мы вам перезвоним
или по тел. +7 (3902) 30-61-19