Опыт внедрения кадрового электронного документооборота в крупной компании

1. Упростить работу с кадровыми документами. Работники кадровой службы компании тратят много времени и сил на кадровый документооборот с удаленными сотрудниками и коллегами в других подразделениях. Им нужно сформировать документы, распечатать, отправить почтой или курьером, а потом дождаться, когда получатель их подпишет и вернет. А если на бумагу закрадется ошибка, все шаги придется повторить. При этом компания не может контролировать или влиять на сроки доставки и сохранность документов в пути.

2. Ускорить наем удаленных сотрудников. Из-за сложного бумажного документооборота также страдает наем удаленных работников. Не все соискатели согласны приезжать в офис в Новосибирск, чтобы оформиться. Некоторые не доверяют курьерским службам, которые могут потерять оригиналы документов. Плюс чем дальше находится будущий работник, тем дольше компания ждет от него документы. Переход на кадровый электронный документооборот позволил бы расширить географию поиска новых сотрудников и ускорить прием на работу. 

3. Снизить расходы на подготовку и отправку кадровых документов. Закупка бумаги, обслуживание принтеров и услуги курьерской доставки — значительная часть расходов компании. Так, отправить документ в одну сторону за два дня стоит примерно 400 рублей. Если нужно исправлять документы и переподписывать, возникают дополнительные траты.
   

Этапы перехода на кадровый электронный документооборот:

• Определилась с оператором ЭДО.
• Далее организация составила список документов, которые переведет в КЭДО, подготовила нормативно-правовую базу — регламент, соглашение об электронных подписях — и рассказала сотрудникам о переходе на кадровый ЭДО.
• Сотрудники получили неквалифицированные электронные подписи через Госуслуги.
• Работодатель провел два обучения для сотрудников. Детально объяснил, что такое КЭДО, зачем его внедряет, почему это удобно. Показал, как работать с электронными документами. Особенно акцентировал внимание на том, как будет сохраняться безопасность личных данных работников.

Сотрудники согласуют документы в личном кабинете сервиса через интернет-браузер на любом устройстве, а не приезжают ради этого в офис компании. Также все участники документооборота следят за статусами документов онлайн в режиме реального времени.

Результаты:

С 1 сентября 2022 года на КЭДО перевели 808 человек, это 97% от общего числа сотрудников. Среди них — рабочий персонал и даже те, кто не пользуется активно компьютерами.

Благодаря КЭДО время подготовки и отправки кадровых документов сократилось с 10–15 до двух минут. Ускорилось их согласование: удаленные сотрудники подписывают приказы и заявления онлайн в любое время за пару кликов. Снизилась нагрузка на кадровиков: теперь они могут гораздо оперативнее контролировать статусы документов.

Наем сотрудников вне города и области тоже стал проще и быстрее, так как HR-службе больше нет необходимости работать с бумажными документами, а кандидатам на вакансии не нужно приезжать в офис или отправлять оригиналы почтой. Также благодаря КЭДО компания исключила расходы на почтовые отправления, на 80% сократила расходы на бумагу и обеспечила сохранность кадровых документов.

Хотим сказать, что переход на кадровый электронный документооборот для каждой компании – это свой уникальный процесс, зависящий от разных факторов, а также задач, которые компания хочет решить. На следующей неделе расскажем историю внедрения сервиса в компанию с 60 сотрудниками.

Мы максимально подробно консультируем и сопровождаем клиентов на всех этапах, помогаем и подсказываем для максимально эффективного запуска кадрового электронного документооборота.