Top.Mail.Ru

Цифровизация документооборота

на примере Хакасского Государственного Университета
им. Н.Ф. Катанова (ХГУ)

Заказчик

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Хакасский государственный университет им. Н. Ф. Катанова» - крупнейшее высшее учебное заведение Республики Хакасия. Университет сотрудничает со многими вузами России, проводит обучение иностранных студентов. Главная задача вуза - обеспечение Хакасии и юга Красноярского края, а также Тувы высококвалифицированными кадрами

Отрасль: Образование
Область автоматизации: Документооборот внутри организации. Внутренние процессы


О проекте

Переход для упорядочения взаимодействия структурных подразделений Университета, повышения оперативности согласования ответственными лицами электронных документов, а также снижения расходов на канцелярские товары и услуги по обслуживанию оргтехники

Задачи, которые предстояло решить на проекте:

  • Оптимизировать процесс согласования договоров для повышения прозрачности и контроля сроков.
  • Сократить время ознакомления и согласования документов за счёт удобного доступа и оперативного взаимодействия.
  • Перевести документооборот в цифровой формат, обеспечив быструю и удобную передачу документов между отделами.
  • Реализовать возможность гибкого перераспределения задач, чтобы работа оставалась непрерывной в случае отпусков или временного отсутствия сотрудников.
Запрос заказчика на автоматизацию
заключался в решении следующих задач:
  • Провести обследование ключевых бизнес-процессов для дальнейшего внедрения в системе 1С:Документооборот
  • Настроить виды документов, шаблоны автозаполняемых файлов
  • Настроить ЭЦП ответственных и оттиски на печатных формах дкоументов
  • Настроить комплексные бизнес-процессы для согласования и обработки документов
  • Обучить ответственных пользователей работе в 1С:Документооборот
  • Ввести в эксплуатацию программный продукт

После автоматизации

Ускорен процесс согласования и поиска документов на предприятии
Решение

Внедрение программного продукта 1С:Документооборот. Настройки комплексных бизнес-процессов обработки документов

Результаты
  • Создано пять комплексных бизнес-процессов по согласованию документов
  • Автоматизировано около 30 рабочих мест пользователей
  • Реализована работа с ЭЦП в программе для руководителя автоматизирована работа с входящими/исходящими документами

Хотите такое же внедрение?

Заполните форму и мы вам перезвоним
или по тел. +7 (3902) 30-61-19
Предыдущий кейс
Автоматизация документооборота в рекламном агентстве
На примере агентства наружной рекламы «МедиаВел»
Следующий кейс
Автоматизация финансовой службы энергоснабжающего предприятия
на примере МУП «Абаканские электрические сети»