Цифровизация документооборота

на примере Хакасского Государственного Университета
им. Н.Ф. Катанова (ХГУ)

Заказчик

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Хакасский государственный университет им. Н. Ф. Катанова» - крупнейшее высшее учебное заведение Республики Хакасия. Университет сотрудничает со многими вузами России, проводит обучение иностранных студентов. Главная задача вуза - обеспечение Хакасии и юга Красноярского края, а также Тувы высококвалифицированными кадрами

Отрасль: Образование
Область автоматизации: Документооборот внутри организации. Внутренние процессы

О проекте

Переход для упорядочения взаимодействия структурных подразделений Университета, повышения оперативности согласования ответственными лицами электронных документов, а также снижения расходов на канцелярские товары и услуги по обслуживанию оргтехники

Задачи, которые предстояло решить на проекте:

Оптимизировать процесс согласования договоров для повышения прозрачности и контроля сроков.
Сократить время ознакомления и согласования документов за счёт удобного доступа и оперативного взаимодействия.
Перевести документооборот в цифровой формат, обеспечив быструю и удобную передачу документов между отделами.
Реализовать возможность гибкого перераспределения задач, чтобы работа оставалась непрерывной в случае отпусков или временного отсутствия сотрудников.

Запрос заказчика на автоматизацию
заключался в решении следующих задач:

Провести обследование ключевых бизнес-процессов для дальнейшего внедрения в системе 1С:Документооборот
Настроить виды документов, шаблоны автозаполняемых файлов
Настроить ЭЦП ответственных и оттиски на печатных формах дкоументов
Настроить комплексные бизнес-процессы для согласования и обработки документов
Обучить ответственных пользователей работе в 1С:Документооборот
Ввести в эксплуатацию программный продукт

После автоматизации

Ускорен процесс согласования и поиска документов на предприятии

Решение

Внедрение программного продукта 1С:Документооборот. Настройки комплексных бизнес-процессов обработки документов

Результаты

Создано пять комплексных бизнес-процессов по согласованию документов
Автоматизировано около 30 рабочих мест пользователей
Реализована работа с ЭЦП в программе для руководителя автоматизирована работа с входящими/исходящими документами