Когда возникает компенсация и как считать дни
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении положена за все дни ежегодного основного и всех дополнительных оплачиваемых отпусков, которые сотрудник не отгулял. Если отпуск использован авансом, работодатель может удержать излишне выплаченные суммы, но не более 20% от окончательного расчёта (ст. 137, 138 ТК РФ), при этом удержание - это закрепленное в ТК РФ право работодателя, а не обязанность.
Количество дней неиспользованного отпуска определяют от даты приёма на работу. Каждый полный месяц даёт право на 2,33 дня (28/12). Правило округления: если в месяце отработано 15 дней и более, месяц считается полным; менее 15 — отбрасывается. Из отпускного стажа исключаются периоды отпуска по уходу за ребёнком и отпуска за свой счёт свыше 14 дней в рабочем году.
Определение среднего дневного заработка
Для расчета компенсации отпуска используется формула: Дни неиспользованного отпуска Х Среднедневной заработок;
Расчётный период для определения среднедневного заработка — 12 календарных месяцев перед месяцем увольнения. Месяц увольнения входит в расчетный период только если сотрудник увольняется в последний календарный день этого месяца. Если стаж меньше 12 месяцев, берут период с даты приёма. В расчёт включают все предусмотренные системой оплаты труда начисления: оклад, премии, надбавки. Суммы больничных, прошлых отпусков и время простоя не учитываются.
При расчете среднедневного заработка и суммы компенсации за неиспользованный отпуск удобно использовать калькулятор от 1С
Средний дневной заработок = сумма начислений за расчетный период / (количество полных отработанных месяцев × 29,3 + дни в неполностью отработанных месяцах). Коэффициент 29,3 применяется для полностью отработанных месяцев, для неполных — пропорционально.
Пошаговый алгоритм расчёта в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0
Программа рассчитывает компенсацию автоматически. Главное — правильно ввести исходные данные.
- Создайте документ «Увольнение». «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника и нажмите «Оформить документ» → «Увольнение». Или из раздела «Зарплата и кадры» перейдите в «Кадровые документы», далее по кнопке «Создать» выберите документ «Увольнение».
- Заполните основание и дату увольнения. В разделе «Расчет» при нажатии на сумму начисления программа выведет рассчитанное количество дней компенсации. Обязательно сверьте с кадровым учётом, так как расчет дней неиспользованного отпуска производится программой на основании введенных кадровых документов.
- Проверьте средний заработок. По кнопке «Печать» сформируйте «Расчёт среднего заработка» и сравните с контрольным вычислением.
- Проведите документ и выплатите окончательный расчёт. После проведения создайте ведомость в банк или в кассу (раздел «Зарплата и кадры» или кнопка «Выплатить» в документе увольнения).
Мини-кейс: Менеджер с окладом 40 000 руб. принят 10.01.2026, увольняется 31.07.2026. Отпусков не брал. Расчётный период: 10.01–31.07.2026 (так как сотрудник увольняется в последний календарный день месяца). Отработано 6 полных месяцев и 22 дня в январе (22/31×29,3 ≈ 20,79). Сумма начислений 280 000 руб. Средний дневной заработок = 280 000 / (6×29,3 + 20,79) ≈ 1424,24 руб. Компенсация за 13,98 дня (2,33×6) ≈ 19910,87 руб. Программа 1с рассчитает эти данные автоматически при условии что ранее были корректно введены все кадровые документы и документы начислений.
Типичная ошибка: неверный остаток отпуска
Ошибка: при переходе из другой учётной системы или после переноса данных в 1С не введены данные об использованных днях отпусков. Программа считает, что сотрудник не брал отпуск, и завышает компенсацию.
Как исправить: перед увольнением обязательно проверяйте, все ли кадровые документы введены по сотруднику. Для автоматизации работы с отпусками рекомендуем использовать программу 1С: Зарплата и управление персоналом, а ней так же доступен удобный отчёт «Остатки отпусков» («Кадры» → «Кадровые отчеты»). Если данные не совпадают с кадровыми, в 1С: ЗУП можно оформить документ «Ввод остатков отпусков» (раздел «Главное» → «Остатки отпусков» ( по умолчанию этот раздел не выведен, необходима настройка навигации). При повторяющихся расхождениях проверьте, установлено ли обновление 1С до актуального релиза.
Сверка перед квартальной отчётностью
Сумма компенсации облагается НДФЛ и страховыми взносами. После увольнения убедитесь, что доход отражён в регистрах НДФЛ и в базе для взносов. Используйте универсальный отчёт («Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»).
Для формирования 6-НДФЛ и РСВ удобно применять 1С-Отчётность — программа автоматически заполнит декларации и проверит контрольные соотношения, а сервис поможет отправить его в контролирующие органы прямо из 1С.
