Как работодателю правильно определить и подтвердить трудовой стаж сотрудника?

Вопрос правильного исчисления периодов работы сотрудников является одним из ключевых в кадровом делопроизводстве. От корректности этих данных зависят многие социальные и финансовые гарантии персонала. Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в своем письме от 26.02.2026 № 14-6/ООГ-734 дало подробные разъяснения касательно того, что включает в себя понятие стажа, какими документами он подтверждается и как работодателю применять квалификационные требования.

Виды стажа и их значение для работника

Согласно разъяснениям профильного ведомства, термин «трудовой стаж» не является однородным. Это обобщенное понятие, которое в кадровой и бухгалтерской практике делится на несколько самостоятельных категорий:

1. Общий трудовой стаж.
2. Страховой стаж (имеет критическое значение для расчета пособий по временной нетрудоспособности).
3. Непрерывный стаж.
4. Специальный стаж (работа в особых условиях, дающая право на досрочный выход на заслуженный отдых).
5. Стаж работы по конкретной специальности или профилю.

Министерство напоминает, что продолжительность этих периодов напрямую влияет на объем прав сотрудника. От стажа зависит назначение пенсионных выплат, расчет количества дней ежегодного оплачиваемого отпуска, размер оплаты больничных листов, а в ряде бюджетных и коммерческих сфер — получение стимулирующих надбавок к заработной плате за выслугу лет.

Основные документы для подтверждения периодов работы

Базовым документом, который подтверждает трудовую деятельность и стаж, по-прежнему остается бумажная трудовая книжка (согласно части 1 статьи 66 Трудового кодекса РФ).

Однако в связи с цифровизацией кадрового учета все большую роль играют сведения о трудовой деятельности в электронном виде (часть 2 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ). В этих сведениях фиксируется вся критически важная информация: наименование работодателя, место работы, конкретная трудовая функция, данные о переводах на другие постоянные позиции, а также исчерпывающая информация об увольнениях с точным указанием причин и ссылками на статьи закона. Если при увольнении (или по запросу) работодатель выдает сотруднику выписку по форме СТД-Р, этот документ имеет полную юридическую силу и также служит прямым подтверждением трудового стажа.

Дополнительные способы подтверждения опыта работы

На практике встречаются ситуации, когда трудовая книжка утеряна, испорчена или записи в ней (либо в форме СТД-Р) не дают полного представления о функционале сотрудника. Минтруд обращает внимание, что это не тупиковая ситуация. Работник имеет законное право подтвердить свой опыт по определенным видам профессиональной деятельности с помощью дополнительных бумаг. К ним относятся:

- Экземпляры трудовых договоров с предыдущих мест работы;
- Копии должностных инструкций, с которыми работник был ознакомлен под подпись;
- Официальные справки от предыдущих нанимателей, детализирующие выполнение конкретных видов работ.

Профессиональные стандарты и наименования должностей

Особое внимание работодателям следует уделять штатному расписанию. Если выполнение работ по определенным должностям, профессиям или специальностям дает право на получение льгот, компенсаций (например, дополнительный отпуск за вредность) либо связано с законодательными ограничениями, то подход к наименованиям должен быть строгим. В таких случаях названия должностей и квалификационные требования к ним обязаны строго соответствовать утвержденным квалификационным справочникам и профессиональным стандартам (абзац 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ).

В остальных ситуациях требования к уровню образования и квалификации персонала устанавливаются самим работодателем. Это фиксируется во внутренних локальных нормативных актах (согласно статье 8 Трудового кодекса РФ), например, в должностных инструкциях. При их разработке компания вправе использовать профессиональные стандарты как методическую базу.

Можно ли принять сотрудника без требуемого стажа?

Важный нюанс, который отмечает Минтруд: отсутствие у кандидата профильного образования или формального стажа не означает автоматического запрета на его трудоустройство.

Если соискатель обладает достаточным практическим опытом и успешно выполняет возложенные на него обязанности, специальная аттестационная комиссия предприятия может рекомендовать его к назначению на должность. Такое гибкое правило прямо предусмотрено пунктом 8 Порядка применения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 09.02.2004 № 9).

В заключение ведомство подчеркивает базовый принцип: работодатели наделены правом самостоятельно принимать любые кадровые решения. Подбор персонала, расстановка кадров внутри компании и увольнение сотрудников осуществляются руководством предприятия с учетом оценки трудового стажа, компетенций и деловых качеств работников.

Источник: Информационная система 1С:ИТС

Есть вопросы? Пишите в чат, оставляйте заявку или звоните по номеру +7 (3902) 31-36-72!