Обнаружили ошибку прошлых лет: что делать?
Ситуация: в 2025 году работодатель обнаружил, что в 2021 году у работника был излишне удержан НДФЛ. Письмо ФНС России от 17.06.2025 № БС-4-11/5838@ разъясняет строгий порядок действий, основанный на статье 231 Налогового кодекса РФ. Главное правило — возврат производится за счет средств налогового агента (работодателя), а не из бюджета.Шаг 1. Уведомление работника
В течение 10 дней с момента обнаружения ошибки работодатель обязан письменно уведомить об этом работника.Шаг 2. Получение заявления и возврат денег
Для возврата средств необходимо письменное заявление от работника с указанием банковских реквизитов для перечисления. Срок возврата — не более 3 месяцев со дня получения заявления.У работодателя есть два способа вернуть сумму:
1. Зачет в счет будущих платежей. Вернуть налог за счет предстоящих платежей по НДФЛ этого же или других работников.
2. Обращение в налоговую. Если своих средств для возврата недостаточно, в течение 10 дней с даты получения заявления от работника нужно обратиться в ИФНС с пакетом документов:
- Заявление о возврате.
- Выписка из регистра налогового учета за 2021 год.
- Подтверждающие документы: бухгалтерские справки, пояснения, расчетно-платежные ведомости с исправлением ошибки.
Как отразить в отчетности 6-НДФЛ?
ФНС дает четкие указания по отражению операции в двух периодах.Для периода ошибки (2021 год):
Необходимо сдать уточненный расчет формы 6-НДФЛ за тот период (квартал) 2021 года, в котором произошло излишнее удержание.
- Излишне удержанная сумма отражается по строке 090 (исчисленный налог) и строке 140 (удержанный налог) в Разделе 2 того расчета, где была ошибка.
- К уточненке подаются корректирующие справки 2-НДФЛ только по тем сотрудникам, данные которых изменяются.
Для периода возврата (2025 год):
Возврат денег работнику отражается в расчете 6-НДФЛ за тот отчетный период 2025 года (квартал), в котором производился возврат.
Раздел 1: Сумма возврата показывается по строке 030 (сумма излишне удержанного налога, возвращенная налоговым агентом).
Раздел 2: Операция возврата отражается в том периоде, когда деньги были перечислены работнику. Сумма указывается по строке 190 (сумма возвращенного налога).
Краткий алгоритм действий
1. Обнаружили ошибку → Уведомили работника в течение 10 дней.2. Получили заявление от работника → Вернули деньги в течение 3 месяцев.
3. Сдали уточненный 6-НДФЛ за 2021 год с исправлениями.
4. Отразили факт возврата в 6-НДФЛ за тот квартал 2025 года, когда вернули деньги.
Источник: Письмо ФНС России от 17.06.2025 № БС-4-11/5838@, ст. 231 НК РФ
Источник статьи: Информационная система 1С:ИТС
Подписывайтесь на тг-канал для бухгалтеров: https://t.me/clubglav
