Что такое инвентаризация и зачем её проводить в «1С:УТ»
В «1С:Управление торговлей» 11.5 инвентаризация — это не просто пересчёт коробок на полке, а контрольная сверка данных регистров накопления (прежде всего «Товары на складах») с фактическим наличием. Процесс фиксируется документом «Инвентаризация товаров», который затем формирует движения по регистрам и служит основой для бухгалтерских проводок.
Основная цель — обеспечить достоверность учёта. Но помимо этого инвентаризация решает прикладные задачи: выявление «мёртвых душ» (товара, которого давно нет), контроль работы персонала, оптимизацию закупок за счёт обнаружения неликвидов и анализ потерь по группам товаров. С точки зрения закона обязательная проверка проводится перед годовой отчётностью, при смене материально-ответственного лица, при хищениях или порче и при реорганизации компании (ФЗ-402, Положение №34н).
Подготовка к инвентаризации: приказ и описи
Грамотная подготовка — это 70% успеха. До выхода на склад необходимо создать легитимную основу: в разделе «Склад и доставка» → «Инвентаризации» формируем приказ о проведении инвентаризации с обязательным составом комиссии (минимум три человека) и указанием проверяемых складов и материально-ответственных лиц.
Затем получаем и распечатываем ведомость остатков. Важный момент: в печатной форме описи скрываем колонку «Учетное количество» (через «Ещё» → «Настройки»), чтобы кладовщики не подгоняли цифры под учётные данные, а вносили реальное наличие. На выходе формируется чистая инвентаризационная опись по форме ИНВ-3 с пустой графой «Факт».
Секретный лайфхак: всегда скрывайте учётные остатки в описи перед пересчётом — это исключает соблазн «угадывать» цифры и гарантирует честные фактические данные.
Создание документа «Пересчет товаров» и внесение фактических данных
В том же разделе «Склад и доставка» создаём документ «Пересчет товаров». В шапке обязательно указываем склад и МОЛ, а при наличии приказа — подвязываем его как основание. Нажимаем «Заполнить» → «Заполнить по остаткам», и программа мгновенно подтягивает всю номенклатуру, числящуюся на складе, включая позиции с нулевым остатком, если это настроено.
Теперь кладовщики вносят в колонку «Фактическое наличие» реальные цифры. Если большинство позиций сошлось, воспользуйтесь приёмом: «Ещё» → «Заполнить» → «Скопировать учетное количество», а затем корректируйте только расхождения. Это экономит десятки минут при большом ассортименте.
Работа с терминалом сбора данных (ТСД)
Ручной ввод сотен позиций чреват ошибками, поэтому интеграция с ТСД — необходимый элемент автоматизации. Обмен настраивается через файлы (.xml, .csv) или прямые http-сервисы; главное — чтобы в карточках номенклатуры были заполнены штрихкоды EAN-13 или Code128.
В документе «Пересчет товаров» нажимаем «Выгрузить в ТСД» — формируется файл со списком товаров. После сканирования всех позиций на складе загружаем результаты обратно через «Загрузить из ТСД». Система автоматически сопоставит штрихкоды и проставит фактическое количество.
Выявление расхождений и анализ результатов
Как только фактические данные внесены (вручную или с ТСД), программа автоматически рассчитывает колонку «Отклонение» по простой формуле: Факт – Учет. Отрицательное значение — недостача, положительное — излишек.
Главный диагностический отчёт — «Сличительная ведомость (ИНВ-19)». Он формируется прямо из документа по кнопке «Печать» и показывает все итоги до зачёта пересортицы. Рекомендуем сначала изучить именно ИНВ-19, чтобы оценить реальный масштаб расхождений в денежном и количественном выражении.
Оформление излишков и недостач
Обнаруженные излишки необходимо оприходовать. В документе «Инвентаризация товаров» нажимаем «Создать на основании» → «Поступление товаров» с видом операции «Прочие поступления». По закону излишки приходуются по рыночной стоимости — её нужно указать вручную, в бухучёте это сформирует доход на 91 счёте.
С недостачей ситуация сложнее. Списание оформляется документом «Списание товаров», созданным на основании инвентаризации. Если для товара утверждены нормы естественной убыли (усушка, утруска), часть недостачи можно списать на издержки и уменьшить налогооблагаемую прибыль. Оставшаяся сумма относится на материально-ответственное лицо.
Для взыскания формируется документ «Отражение прочих расходов» или специальный механизм учёта долгов сотрудника. Удержание из заработной платы проводится по правилам ТК РФ — не более 20% за одну выплату без решения суда.
Инвентаризация в «1С:УТ»: ключевые правила и автоматизация
Чтобы проверка прошла успешно и безболезненно, придерживайтесь пяти главных этапов.
Полная остановка движения по складу на время пересчёта — никакие отгрузки и приёмки не должны искажать картину.
Чёткий приказ и инструктаж комиссии с заранее подготовленными описями без учётных остатков.
Автоматизированный ввод данных с помощью ТСД, чтобы избежать ошибок ручного ввода.
Немедленное оформление результатов — излишки и недостачи фиксируются день в день, не откладывая на потом.
Использование ABC-анализа для планирования регулярных выборочных проверок: дорогие и оборачиваемые позиции проверяются чаще.
Самое эффективное решение для минимизации потерь — непрерывная инвентаризация с ТСД, когда кладовщик в свободное время сканирует стеллаж за стеллажом без полной остановки склада. После закрытия года результаты обязательно сверяются с актами сверок с контрагентами и учитываются при переоценке товаров, чтобы не продавать в убыток то, чего уже нет, и не хранить на балансе «воздух».
Если самостоятельно настроить все процессы сложно, обращение к опытным специалистам по «1С» ускорит запуск и исключит типовые ошибки. Порядок в учёте — это не разовая акция, а постоянная работа системы, и автоматизация здесь главный помощник.
0
Поделиться:
Подпишитесь на новости!
Будьте в курсе актуальных изменений в законодательстве
